Tietosuojaseloste

Keitä olemme: Suomen Historiallinen Seura ry

Verkkosivujemme lisäksi käytämme nettipohjaista jäsenrekisteriä, palveluntarjoajana on Flo Apps OY. Siihen liittyvä rekisteriseloste  on tässä alla, sen jälkeen on näiden verkkosivujemme www.histseura.fi  rekisteriseloste. Nettisivut ovat Tieteellisten Seurain Valtuuskunnan palvelimella ja WordPress-pohjaiset. Nettisivusto käyttää evästeitä käyttäjämukavuuden vuoksi sekä käyttäjämäärän laskemiseksi.  Sen seloste on jäsenrekisterimme tietosuojarekisteriselosteen alla.

REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523/1999) 10 § ja 24 § ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste

1     Rekisterin nimi

Suomen Historiallinen Seura, jäsenrekisteri

2     Rekisterinpitäjä

Nimi:                          Suomen Historiallinen Seura
Verkkosivut:                www.histseura.fi
Osoite:                       Tieteiden talo, Kirkkokatu 6
FI – 00170 Helsinki
Puh.                            09-22869351
Sähköposti:                 shs@histseura.fi

2.1       Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi:                          Julia Burman
toiminnanjohtaja
Puh.                            09-22869351;
Päivystysaika:             ke klo 16-17  (syyskuu-toukokuu)
Sähköposti:                 shs@histseura.fi

3     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Henkilöistä kerätyistä tiedoista ei rakennella mitään käyttäjäprofiileja tms.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön oma suostumus, sillä sekä tietojen luovutus että yhdistykseen liittyminen ovat vapaaehtoisia tekoja, jotka voi perua ilmoittamalla siitä toimistoon. Ilman yhdistyslain vaatimia tietoja ei voi jäseneksi liittyä eikä ilman yhteystietoja voida kommunikoida eli lähettää yhdistyksen toimintaan liittyviä tietoja, niinpä loogisesti voimme päätellä, että annettuaan vapaaehtoisesti nämä tiedot jäsenet ja tilaajat ovat samalla antaneet suostumuksensa näiden tietojen käyttämiseen yhdistyksen asioissa. Ilmoittamalla toimistoon sähköpostilla, kirjeellä tai puhelimella voi jäsen peruuttaa suostumuksensa ja samalla erota yhdistyksestä (tai lopettaa lehden tilauksen). Silloin tiedot poistetaan rekisteristä.

4     Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen nimi ja kotipaikka. Lisäksi keräämme jäsenten
yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti,)
jäsenyystiedot (jäsentyyppi: vuosi-, tutkija-, pysyvä-, kirjeenvaihto- tai kannattajajäsen, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta),
jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset), ja
lisätietoina jäsenen itsestään antamat tiedot (esim. lehti- tai kirjatilaustiedot, asiantuntijuustiedot, syntymäpäivä yms.) ja
seuran toimintaan liittyvät tiedot (esim. hallituksen jäsenyys, toimikuntiin kuuluminen, ajankohtaiset osallistumistiedot tilaisuuksiin tai retkiin).

5     Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Jäsenen oma ilmoitus on siis ensisijainen tapa kerätä tietoa. Rekisterin hoitaja saattaa kysyä osoitetietoja myös julkisista osoiterekisteristä (esim. fonecta, osoitepalvelu.net, väestörekisteri), mikäli jäsenposti on palautunut seuran toimistoon. Useinkaan kyselyä ei ehditä tehdä eikä valitettavasti näistä tiedot tule automaattisesti, joten pyydämme, että jäsenet itse ilmoittaisivat osoitteenmuutoksistaan.

6     Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

7     Rekisterin suojauksen periaatteet

7.1. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot (lähinnä ovat osallistumislistoja kokouksiin) säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

7.2. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Jäsenrekisteri sijaitsee ja tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy.

Palveluntarjoaja on huolehtinut järjestelmän tietoturvasta muun muassa seuraavasti:
a) Välineeseen kirjautuminen on salattu 256-bittisellä SSL-suojauksella
b) Sähköpostitse välitetään vain kertakäyttösalasanoja. Kaikki salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
c) Kunkin asiakkaan tiedot sijaitsevat erillisessä tietokannassa
d) Kriittiset operaatiot, muun muassa kirjautumiset järjestelmään, tallennetaan järjestelmälokiin.

Järjestelmä sijaitsee murtosuojatussa ja vartioidussa palvelinsalissa, jonka kuluntarkkailujärjestelmä on varustettu liiketunnistimin ja kameravalvonnalla. Laitteistoihin on fyysinen pääsy ainoastaan nimetyillä vanhemmilla järjestelmänvalvojilla.

Yhdistys ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

8     Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti Suomen Historialliselta Seuralta.

9     Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli jäsenmaksua ei ole kahteen vuoteen maksettu, vuosijäsen katsotaan eronneeksi ja hänen tietonsa rekisteristä deaktivoidaan. Pyrimme vuosittain poistamaan tällaiset rekisteritiedot. Pyydämme kuitenkin, että jäsen ilmoittaisi, jos hän haluaa erota. Silloin voimme heti poistaa hänet jäsenrekisteristä. On kuitenkin huomattava, että nettipohjainen rekisterimme on Flo Apps OYn palvelimella, jossa varmuuskopiota säilytetään ja tiedot poistetaan rekisterinpitäjän aikataulun mukaan. Käytännössä jäsenrekisteristä poiston jälkeen ei poistettujen tietoja enää löydy Suomen Historiallisen Seuran käyttämästä jäsenrekisteristä.

______________________________________________________________________________________________________________________

 

Verkkosivustomme osoite on: http://www.histseura.fi.

WordPress -nettisivusto käyttää evästeitä. Tässä kuvaus heidän toiminnastaan.

Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi

Kommentit

Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.

Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.

Media

Mikäli lataat kuvia tälle sivustolle, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.

Yhteydenottolomakkeet

Evästeet

Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.

Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.

Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Analytiikka – emme käytä tällaisia palveluja

Kenelle jaamme tietosi – emme jaa tietoja.

Kuinka kauan säilytämme tietoa

Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.

Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.

Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Mikäli sinulla on käyttäjätili (toistaiseksi  tätä mahdollisuutta ei ole) tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Minne lähetämme tietosi

Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.

Verkkosivujen pääasiallinen ylläpitäjä on Julia Burman, shs@histseura.fi

Comments are closed